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Audit inopiné : comment préparer votre entreprise ?

Les audits inopinés sont source de stress et de précipitations pour vos opérateurs. Pourtant les audits inopinés sont devenus de nouvelles exigences. Ils interviennent entre deux audits périodiques pour vérifier la continuité du respect des réglementations européennes en vigueur : par exemple BRGS, IFS, FFSC 22000.

 

Audit inopiné : comment préparer votre entreprise ?

 

Vous êtes prêt pour un audit inopiné si votre entreprise est en mesure de répondre à la liste d’exigence n’importe quand. Ce qui n’induit pas uniquement le jour programmé de l’audit habituel. En effet, l’entreprise doit fournir un accès immédiat et indéfini aux auditeurs.

La démarche reste relativement volontaire mais peut être obligatoire pour certains fournisseurs.

Si l’on prend l’exemple de la France, certaines entreprises se placent en faveur des audits non prémédités. C’est ce que nous indique Mme Stéphanie Legros, Responsable Qualité Lidl France. Lidl utilise cette méthode depuis 2012. « La qualité est notre mot d’ordre. L’objectif est d’avoir une photo à un instant T qui soit réaliste des conditions de fabrication de nos produits. En sachant que nous avons 1700 références dont 90% de produits de marque. Pour cela, nous avons développé un référentiel interne proche de la philosophie de l’IFS. »

 

Le parcours d’un audit inopiné est différent

 

L’audit inopiné démarre directement par une visite terrain. Alors que l’audit programmé se base sur les documents. Jean-Christophe Levescot consultant et auditeur pour Bureau Veritas témoigne. « Nous suivons habituellement le flux du produit. Mais pour les protocoles inopinés, nous nous concentrons en priorité sur les étapes les plus critiques que le plan sanitaire. Le fait que l’auditeur ne soit pas sur le terrain dans la demi-heure est sanctionné par une non-conformité majeure. Car les référentiels considèrent que l’entreprise essaye de gagner du temps ».

Et si vous revoyez rapidement votre organisation ? Mettez en place les protocoles nécessaires pour être efficace n’importe quel jour de l’année.

 

L’audit inopiné, un entraînement de longue haleine

 

Chaque entreprise doit convenablement s’y être préparé. Par ailleurs, l’entraînement par des audits internes semble être la méthode la plus adaptée.

Que faire si mon Responsable Qualité est absent ce jour-là ?

Tout d’abord, la première méthode à adopter est de nommer des remplaçants en cas de contrôles, qu’ils soient prémédités ou non. L’équipe qualité doit être impliqué dans la démarche.

De plus que les personnes en charge de ces audits se voient tout à fait enclin dans cette nouvelle façon de fonctionner.  Or, ces nouveaux audits sont pour vos collaborateurs comme une opportunité d’amélioration. Voici une manière de travailler en toute transparence avec vos fournisseurs et vos consommateurs !

 

Pourquoi pas digitaliser vos audits ?

 

Témoignage de Loïc Le Doussal, Dirigeant USITAB :

« En tant qu’ancien Responsable Qualité, mon expérience terrain m’a amené à utiliser plusieurs outils pour un seul audit : papier et téléphone pour prendre des photos. Ce qui engendre plus de sources d’erreurs et énormément de ressaisies d’informations.

Il était pour moi essentiel de trouver des solutions pour pouvoir remonter les informations de ces audits rapidement. Enfin, mes observations terrains m’ont permises de développer une solution adaptée à cette problématique. Cette solution est actuellement utilisé par des Grands Groupes industriels pour effectuer leurs audits terrains. Ils y observent un gain de temps dans la préparation, la réalisation et le traitement. En effet, ils ont diminué par 4 leur temps passé à faire un audit terrain !».

Audit sur tablette numérique

Voici un opérateur se préparant aux audits inopinés de façon numérique

 

Effectivement, plusieurs solutions de digitalisation permettent de vous aider à gagner du temps. Notamment à préparer vos grilles d’audit. Vous pouvez ainsi éviter les ressaisies d’informations et formaliser vos rapports facilement.

En bref, prendre une non-conformité en photo devient simple et rapide.

Ces nouvelles applications fonctionnement en connexion comme en absence de connexion.

 

Anticipez vos audits avec une solution adaptée !

Déborah Gregoire
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