A l’heure de la digitalisation, le support papier devient de plus en plus obsolète. Même s’il a encore sa raison d’être, il ne permet ni l’instantanéité, ni l’accessibilité, notamment en mobilité, du numérique.

 

Si au milieu du XIIIème siècle, le développement de l’imprimerie a facilité les échanges et permis la transmission et la diffusion des savoirs et des connaissances, à la fin du XXème siècle, l’arrivée du numérique a marqué un changement radical dans nos habitudes de vie et de consommation. Depuis une vingtaine d’années, le support analogique est délaissé au profit d’un format numérique synonyme de gain de temps et d’énergie. Si les papy-boomers plébiscitent encore régulièrement le support papier, en revanche leurs enfants et les générations suivantes font, pour leur part le choix du tout numérique ou presque. Le support numérique fait part entière de la vie des jeunes générations mais il est également devenu incontournable dans le milieu de l’entreprise.

 

Des avantages notables

En substituant le numérique au papier, les entreprises changent de vitesse. Gain de temps, gain d’argent, productivité accrue, crédibilité décuplée, formation permanente, interactive et accessible à tous 24h/24… A l’heure de la mondialisation, les échanges se doivent d’être instantanés au sein même de l’entreprise qu’en direction des clients, des fournisseurs ou des collaborateurs en mobilité. Si les dossiers papiers, les agendas, cahiers, enveloppes… ont laissé la place aux PC portables, c’est avant tout dans un souci d’interactivité, de réactivité, mais aussi d’économie.

 

Des économies d’échelles

Là où, en moyenne, chaque salarié d’une entreprise pesait entre 60 et 65 kilos de papier par an, les supports numériques, eux, certes plus onéreux à l’achat, sont réutilisables et contiennent à eux seuls des milliers de données. Des données accessibles à tous, depuis n’importe quel point de la planète et même aux heures de fermetures de la société. En la matière, le gain de temps est incomparable. Il en va de même avec les frais postaux qui tendent à disparaître au fur et à mesure de la digitalisation des données locales, tout comme l’ensemble du budget papeterie de la structure (ramettes de papier, trombones, stylos, photocopieurs, boites à archives…). Avec l’avènement du numérique, la taille même des locaux destinés à l’administration et à la gestion des entreprises, ont eux aussi tendance à diminuer.

 

Rapidité de traitement de l’information

Aujourd’hui chaque entreprise a à cœur de se développer tout en augmentant sa productivité. Pour ce faire, l’information, ou la demande d’information doit être traitée instantanément. Un mail, un texto, l’accès permanent et illimité à l’ensemble des catalogues, mais aussi de l’intégralité de la base de données permettent une réactivité, source de compétitivité et de rentabilité. Une telle instantanéité est aussi un gage de modernité qui tend à accroître la crédibilité tant auprès des clients que des investisseurs.

 

La gestion de la formation

La formation, qui est aussi pour de nombreuses structures un poste de dépenses élevé et particulièrement chronophage, prend, avec la numérisation, une toute autre tournure. Les différentes formations et découvertes des nouveaux produits et process de l’entreprise, se fait maintenant en ligne via des applications et des bases de données accessibles en permanence et de partout. De plus le e-learning, permet une interactivité avec les RH et les formateurs. Le contenu des formations ne pèse plus des dizaines de kilos de papier entassés au fond des bureaux et donc peu accessibles en réunion ou en clientèle. Des données accessibles en temps réel Avec une gestion des stocks informatisée, chacun, qu’il soit gestionnaire, comptable, magasinier, commercial ou client, peut connaître l’état des stocks en temps réel. On assiste ainsi à la disparition des barrières spatiales et temporelles qui ne tenaient compte ni des décalages horaires, des obligations de chacun.

 

L’écologie

Un autre bénéfice non négligeable de la digitalisation des données de l’entreprise mais aussi et surtout des collectivités et de l’enseignement est l’écologie. 6,6 million d’hectares de forêts disparaissent tous les ans au profit de l’industrie papetière. 18 milliards de prospectus imprimés par an en France, soit en moyenne 11 kilos de papier par an et par habitant qui finissent à la benne. L’impact de l’industrie du papier sur l’écosystème est connu de tous et aucune réponse forte n’a été proposé par les gouvernements et les organisations qui préfèrent souvent fermer les yeux sur ces pratiques qui abiment, parfois très gravement, des écosystèmes entiers.

Le support numérique propose forcément une alternative intéressante de par sa durée de vie bien plus importante qu’une feuille de papier. Néanmoins il est important de rappeler que les supports numériques consomment de l’énergie après chaque action que nous effectuons. Même si la valeur de consommation d’une action (envoi, téléchargement, stockage d’un document) est extrêmement faible, toutes les actions qu’une personne effectue par jour sur ces supports fait gonfler la note, notamment lorsque l’on multiplie cela par l’ensemble de la population connectée. Enfin le support numérique est lui, composé d’éléments physiques (boitiers, écran, micro-processeurs…) qui souffrent doivent être recyclés lorsqu’en fin de vie. D’après l’agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie, 75 % des DEEE (Déchets d’équipement électriques et électroniques) ne sont pas recyclés. Un poids qui prend de l’ampleur vue la tendance qui consiste à changer de support régulièrement.

Sources :

Pourquoi les entreprises ne s’impliquent-elles pas davantage dans la prévention et la gestion des déchets papiers de bureau ?

Les prospectus publicitaires en France

Déforestation : anatomie d’un désastre annoncé