La transformation digitale est avant tout un projet de changement des pratiques professionnelles. Mieux communiquer, mieux accéder à la bonne information au bon moment procure un avantage concurrentiel à l’entreprise.

 

Mieux communiquer pour mieux performer

Par-delà les organisations hiérarchiques en place, la responsabilité du dirigeant d’entreprise est de donner à ses collaborateurs les moyens de produire un travail avec du sens. La transformation digitale représente l’opportunité de conduire un changement parce que les outils ne sont pas tout et que l’humain compte au moins autant. Alors que la transformation digitale est encore un chantier en cours dans certaines entreprises, les plus performantes d’entre-elles commencent à orienter résolument leur politique numérique au profit de l’efficacité opérationnelle. Si certains dirigeants d’entreprise se posent encore la question du retour sur investissement de la transformation digitale, d’autres ont assurément trouvé la clé. Au-delà des applications justes pratiques, voire ludiques, il y a un domaine où les nouveaux outils digitaux bouleversent positivement le fonctionnement de l’entreprise et méritent le titre d’outils de la révolution digitale, c’est celui de l’échange et de la circulation de l’information. Depuis la classique messagerie d’entreprise comme Exchange ou Notes jusqu’aux plateformes de micro-messages dédiées à la collaboration au sein des équipes projet comme Trello ou Slack, en passant par les réseaux sociaux d’entreprise comme Yammer ou Jamespot. Ainsi, la communication est le pilier de toute bonne transformation numérique qui se respecte.

 

Le choix ne cesse de s’élargir

Tout responsable informatique a le devoir de veiller et d’évaluer régulièrement les outils du marché pour découvrir avant ses concurrents quelle sera la « killerApp » qui supplantera la messagerie. Immédiats, transverses aux organisations hiérarchiques, agiles et s’adaptant à tout processus existant, les outils de communication interpersonnels font partie de la panoplie indispensable de l’entreprise qui doit décider toujours plus rapidement dans un monde hautement concurrentiel. Si le temps c’est de l’argent, on peut dire au XXIe siècle que la communication digitalisée, c’est de la valeur. Et on peut aller plus loin encore. Avec l’aire de l’automatisation qui s’amorce, couplée à l’intelligence artificielle, l’information viendra directement toute seule au collaborateur. En fonction de ses centres d’intérêts, de ses projets, de son réseau de collègues et de partenaires hors des murs de l’entreprise, les nouveaux outils digitaux savent déjà amener la bonne information à la bonne personne au bon moment. Bien présentée, disponible partout et tout le temps, y compris en situation de mobilité sur un smartphone ou une tablette hybride, l’information donne au manager de demain la possibilité de décider vite et bien, procurant à l’entreprise un avantage concurrentiel indéniable. L’industrie 4.0 notamment s’appuie sur cette automatisation pour délivrer toute sa puissance. Communications automatisées entre humains, entre humains et robots, entre robots, ce sont quelques-uns des flux qui feront le succès de l’industrie de demain.

 

Pas de transformation digitale réussie sans accompagnement humain

L’outil digital n’est rien sans un bon usage. Un projet de transformation digitale c’est au moins pour moitié un projet humain et pas qu’un projet technologique ou pire, qu’un projet informatique. Vos collaborateurs, votre organisation même ont de nombreuses raisons de rejeter l’outil digital. Tout simplement parce que c’est avant tout une transformation. Qui dit transformation, changement dit risque. L’être humain n’aime pas le risque et fait tout pour préserver sa zone de confort. Deux principes de base donc : convaincre que la situation actuelle n’est pas si confortable que cela et ensuite, donner une vision de la situation future, et démontrer qu’elle est désirable. La bonne compréhension des motivations des collaborateurs et des managers est indispensable. Un travail de cartographie des cibles de la transformation digitale est nécessaire avant de commencer pour choisir les bonnes démarches et la bonne communication. Pensez à reposer sur le papier les rôles et responsabilités des acteurs. C’est le socle fondamental dans lequel tout individu va chercher le maximum d’assurance. C’est là que vous devez le réassurer en lui démontrant qu’il aura les moyens indiscutablement d’assumer ses responsabilités.

 

La conduite du changement : remède antirejet de la greffe digitale

Nommer un responsable de la conduite du changement et s’assurer de sa capacité à accompagner la dimension humaine du projet est une obligation pour réussir. Sans effort d’intégration dans un existant, il n’y a pas de transformation, pas d’évolution des comportements et donc, il n’y a pas au bout les bénéfices attendus. Si l’enjeu est de transformer les organisations pour plus de performance, plus d’agilité et plus de créativité, le projet digital ne peut absolument pas être conçu comme un projet technique. La conduite du changement est une discipline à part entière, transverse, qui demande d’une part une bonne connaissance de la stratégie de l’entreprise et du contexte dans lequel elle évolue : quels sont les objectifs de l’entreprise, quelles sont les forces en présence et les contraintes connues. Et, d’autre part, c’est une responsabilité qui nécessite une appétence pour les sciences humaines et les « soft skills » : quelles sont les acteurs du changement, leurs motivations, leurs attentes et leurs capacités ? Il faut être un fin connaisseur des jeux d’acteurs en entreprise pour transformer transversalement des organisations qui veulent rester hiérarchiques et pour comprendre les réticences.

Quelles sont les méthodes et outils de gestion du changement les mieux adaptés pour réassurer les collaborateurs ?

La collaboration et la co-création sont en tendance. L’adhésion des équipes aux ambitions du projet de transformation digital peut très opportunément être construite en utilisant ces méthodes : design thinking et sprint design seront une manière intelligente de poser des questions fondamentales d’organisation et mettre en valeur les employés. Et bien sûr, les outils traditionnels, mixés avec des méthodes modernes pour plus d’efficacité, restent incontournables : mini-formations, auto-formations, livrets, plaquettes bien conçues, démonstration in-situ, courtes vidéos décalées, laboratoire de test, jeux concours,… Finalement, l’argument ultime sera celui du confort, de la qualité de vie au travail. L’employé a le droit et le devoir de récupérer une partie de la productivité gagnée pour donner plus de sens à son travail, pour améliorer son confort et son bien-être, pour faire son travail plus intelligemment. Nous ne sommes pas des robots, alors autant utiliser notre cœur au travail !

 

Au-delà de la technologie, le vrai changement stratégique

Si la transformation digitale était une question d’outils et d’applications, la plupart des entreprises aurait déjà franchis le pas facilement. Mais c’est bien une profonde réflexion sur le travail, son organisation et sur le positionnement stratégique de l’entreprise que pose la transformation digitale. Pour libérer le potentiel de l’entreprise, donner des outils communicants puissants et intelligents aux managers ne suffit pas. Ce sont les mentalités qu’il faut faire évoluer, pour induire des changements de comportement. Sans accompagnement, sans formation, sans conduite du changement, vous n’êtes pas dans une transformation numérique, mais dans un simple projet informatique. Voire une simple expérience.